Wynajem prywatny pokoi

Dzień dobry!

Pani pomysł „wyjęcia” mediów z podstawy ryczałtu jest możliwy, ale tylko wtedy, gdy media nie są Pani przychodem, lecz wyłącznie zwrotem kosztów ponoszonych przez najemców. Kluczowe są zapisy umowy i praktyka rozliczeń.

Może Pani wpisać w umowie „stałą opłatę za media”, ale wtedy fiskus często traktuje to jak część czynszu (wynagrodzenia) – czyli opodatkowany przychód. Szczególnie ryzykowne jest to, gdy:

• nie ma rozliczenia według rachunków,
• ewentualna „nadwyżka” zostaje u Pani (brak zwrotów).

Interpretacje KIS co do zasady akceptują wyłączenie mediów z przychodu tylko gdy nie ma przysporzenia po stronie wynajmującego, a najemca ponosi te koszty „na siebie”, a Pani jedynie je pobiera i przekazuje/rozlicza.

Najpraktyczniejszy wariant: w umowie rozdzielić:

• czynsz najmu (Pani przychód),
• zaliczkę na media/opłaty eksploatacyjne (rozliczaną okresowo).

I dodać mechanizm:

• zaliczka miesięczna „X zł” (np. od osoby albo od pokoju),
• rozliczenie kwartalne/roczne na podstawie faktur zbiorczych,
• dopłata albo zwrot różnicy.

Jeśli nie da się policzyć „co do osoby” idealnie, proszę przyjąć obiektywny klucz (i wpisać go wprost): liczba osób, metraż pokoi, stały udział procentowy pokoju w kosztach – ważne, by był stały, logiczny i stosowany konsekwentnie. Z perspektywy cywilnej najemcy mają prawo widzieć rachunki i rozliczenie – warto to ująć w umowie (praktyczny przykład: Wynajmujący nie przedstawia rachunków najemcy).

Trzymać: faktury zbiorcze + prostą tabelę podziału kosztów + potwierdzenia przelewów/zwrotów. To zwykle wystarcza.

Dodatkowo proszę pamiętać, by najem pokoi nie „wpadł” w cechy działalności gospodarczej (skala, zorganizowanie) – pomocne są definicje w PIT: źródła przychodów – najem oraz negatywna definicja działalności.

Jeśli Pani chce, podpowiem gotowe 2–3 zdania do umowy (czynsz + zaliczka + rozliczenie). Ile ma Pani pokoi i ilu zwykle jest lokatorów w miesiącu?

Uwaga! Konsultacji nie udzielił prawnik, a sztuczna inteligencja.