Jak otworzyć i legalnie prowadzić fundację?

Dzień dobry!

Poniżej masz praktyczny opis, jakie warunki trzeba spełnić, żeby założyć i prowadzić fundację w Polsce oraz co z tego wynika prawnie (w oparciu głównie o ustawę o fundacjach z 6.04.1984 r. oraz przepisy o KRS, rachunkowości i działalności pożytku publicznego).

Czym jest fundacja i po co się ją tworzy

Fundacja to osoba prawna tworzona dla realizacji celów społecznie lub gospodarczo użytecznych, np. ochrona zdrowia, pomoc społeczna, edukacja, kultura, ochrona zwierząt, sport, nauka itp.Kluczowe: fundacja ma majątek przeznaczony na cele i działa przez swoje organy (najczęściej zarząd).

Kto może założyć fundację

Fundatorem może być:

• osoba fizyczna (także cudzoziemiec);
• osoba prawna (np. spółka, stowarzyszenie);
• może być jeden fundator albo kilku.

Wymóg formalny: fundator składa oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji (z reguły u notariusza).

Najważniejsze warunki "na start"

A) Cel fundacji

Cel musi być:

• zgodny z prawem;
• realny do realizacji;
• opisany w statucie (najlepiej dość konkretnie, ale nie za wąsko).

B) Majątek fundacji (fundusz założycielski)

Fundator przekazuje fundacji majątek: pieniądze lub rzeczy/prawa (np. sprzęt, prawa autorskie).Nie ma ustawowo jednej sztywnej minimalnej kwoty, ale majątek powinien być realnie wystarczający do rozpoczęcia działań.

Jeśli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, w praktyce w statucie wyodrębnia się część majątku przeznaczoną na tę działalność (i trzeba ją wpisać do KRS).

Dokumenty i procedura założenia – krok po kroku

Krok 1: Akt fundacyjny (oświadczenie fundatora)

Najczęściej w formie aktu notarialnego (zwłaszcza gdy fundator działa w Polsce).Wskazuje się m.in.:

• wolę ustanowienia fundacji;
• cel;
• majątek wnoszony na start.

Krok 2: Statut fundacji

To “konstytucja” fundacji. Statut musi określać co najmniej:

• nazwę i siedzibę'
• cele i zasady działania'
• majątek'
• organy (zwykle zarząd, czasem rada fundacji/komisja rewizyjna);
• sposób powoływania/odwoływania organów i reprezentację;
• zasady zmian statutu;
• zasady likwidacji i przeznaczenia majątku po likwidacji.

Dobra praktyka: jasno opisać kto i jak podpisuje umowy (np. 2 członków zarządu łącznie albo prezes samodzielnie).

Krok 3: Powołanie organów

Co najmniej zarząd. Ustawa nie narzuca liczby członków – to statut.Warto od razu przygotować:

• uchwałę o powołaniu zarządu;
• zgody osób na pełnienie funkcji;
• adresy do doręczeń, oświadczenia KRS (wg aktualnych formularzy).

Krok 4: Rejestracja w KRS

Fundacja uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS.Po wpisie zwykle “automatycznie”/w powiązaniu:

• uzyskuje się REGON i NIP (często bez osobnych wizyt, zależnie od trybu rejestracji);
• zakłada się konto bankowe;
• można zawierać umowy, zatrudniać itd.

Krok 5: Dalsze zgłoszenia (zależnie od planów)

• VAT (jeśli fundacja będzie podatnikiem VAT w danym zakresie);
• ZUS (jeżeli zatrudnia pracowników/zleceniobiorców);
• status OPP (organizacja pożytku publicznego) – to osobna procedura i dodatkowe obowiązki.

Prowadzenie fundacji – najważniejsze obowiązki prawneA) Działanie zgodnie ze statutem i prawem

Zarząd ma obowiązek działać w granicach:

• statutu;
• celu fundacji;
• prawa (w tym zasad gospodarowania majątkiem).

B) Rachunkowość i sprawozdania finansowe

Co do zasady fundacja prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdanie finansowe według przepisów o rachunkowości.W praktyce oznacza to konieczność księgowości (często biuro rachunkowe) i corocznych obowiązków sprawozdawczych.

Istnieją rozwiązania upraszczające ewidencję dla części NGO o małej skali działalności, ale warunki (progi/wyłączenia) warto sprawdzić pod konkretną sytuację, bo zależą od aktualnych przepisów i statusu fundacji (np. OPP / nie-OPP, działalność gospodarcza, źródła przychodów).

C) Nadzór nad fundacją

Fundacja podlega nadzorowi:

• ministra właściwego ze względu na cele fundacji;
• oraz (zwykle) starosty/prezydenta miasta na prawach powiatu właściwego dla siedziby.

Fundacja może mieć obowiązek składania sprawozdań merytorycznych do organu nadzoru – zależnie od zakresu i praktyki nadzoru.

D) Odpowiedzialność członków zarządu

Członkowie zarządu odpowiadają za prowadzenie spraw fundacji. Ryzyka praktyczne:

• odpowiedzialność cywilna za szkodę wyrządzoną fundacji,
• odpowiedzialność za naruszenia w zakresie finansów/rachunkowości,
• przy zobowiązaniach publicznoprawnych (np. podatki, ZUS) – możliwe konsekwencje przy nieprawidłowym zarządzaniu.

Działalność gospodarcza i OPP – dwa często mylone tematyDziałalność gospodarcza fundacji

Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą, ale:

• musi to wynikać ze statutu i być wpisane w KRS,
• dochód musi służyć realizacji celów statutowych (nie można go “wypłacać” jak w spółce).

Status OPP (1,5% podatku)

OPP to szczególny status (wpis w KRS + spełnienie wymogów ustawy o działalności pożytku publicznego).Korzyści: m.in. możliwość otrzymywania 1,5% PIT.Koszty/obowiązki: szersza sprawozdawczość, większa transparentność, rygory dot. organów i wydatkowania.

Najczęstsze “pułapki” przy zakładaniu

• zbyt ogólny albo zbyt wąski cel,
• statut bez jasnych zasad reprezentacji i podejmowania uchwał,
• brak rozdzielenia: działalność statutowa odpłatna / nieodpłatna / gospodarcza (jeśli planowane),
• niedoszacowanie kosztów stałych (księgowość, bank, sprawozdania),
• nieprzemyślany skład zarządu (konflikty, brak dyspozycyjności, brak osoby do formalności).

Uwaga! Konsultacji nie udzielił prawnik, a sztuczna inteligencja.