Ustawa o krajowym rejestrze karnym
Art. 11. Dokumenty stanowiące podstawę przetwarzania danych przez rejestr

1. Dokumentami, na podstawie których przetwarza się dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych, są:1) karta rejestracyjna;

2) zawiadomienie o zmianach ewidencyjnych, zwane dalej "zawiadomieniem";

3) zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego;

4) zawiadomienie o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem.2. Kartę rejestracyjną sporządza sąd pierwszej instancji niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia wydanego wobec osoby, o której mowa w art. 1 zakres danych gromadzonych w Rejestrze, ust. 2 pkt 1-7, lub wobec podmiotu zbiorowego, o którym mowa w art. 1 zakres danych gromadzonych w Rejestrze, ust. 3.

3. Zawiadomienie jest sporządzane przez:1) organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe oraz w sprawach nieletnich;

2) sąd orzekający o tymczasowym aresztowaniu wykonywanym w zakładzie leczniczym lub umieszczeniu nieletniego w schronisku dla nieletnich;

3) sąd wydający postanowienie o poszukiwaniu listem gończym;

4) prokuratora wydającego postanowienie o poszukiwaniu listem gończym lub o uchyleniu tymczasowego aresztowania.4. Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego sporządza organ wykonujący orzeczenie w postępowaniu karnym w sprawach o przestępstwa i przestępstwa skarbowe.

5. Zawiadomienie o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem sporządza i przesyła właściwy organ państwa obcego.

6. Zawiadomienia o skazaniu, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem przesyłane przez organy centralne państw członkowskich Unii Europejskiej przekazywane są za pośrednictwem systemu ECRIS, chyba że nie będzie to możliwe z przyczyn technicznych.

Struktura Ustawa o krajowym rejestrze karnym